16. aug 2012Datatilsynet har i flere sager haft spørgsmål om, hvordan en arbejdsgiver skal håndtere en medarbejders e-mail-konto i tilfælde, hvor medarbejderen – frivilligt eller ufrivilligt – har forladt arbejdspladsen.
- Det er en god idé at udarbejde retningslinjer for, hvordan man behandler e-postkonti for fratrådte medarbejdere. Det giver den største sikkerhed for alle parter, siger Poul Gemzøe-Enemark, juridisk direktør i HORESTA.
Hvis man ikke har egne retningslinjer, skal man følge de spilleregler, som Datatilsynet anviser, herunder:
- Når en medarbejder har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-post-konto, må kontoen kun holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt – dog maksimalt 12 måneder.
- Snarest muligt efter, at medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-post-konto, sættes et auto-svar på e-postkontoen med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information.
- Oplysninger om den personlige e-post-adresse skal hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder.
- Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders personlige e-post-konto.